Einzelne „Insellösungen“ bewältigen zwar Unterprozesse, hemmen allerdings den Informationsfluss im Betrieb. Der Austausch von Informationen zwischen den Systemen gestaltet sich ohne aufwendige Integrationen schwerfällig. Will man eine derartige Software bestmöglich in Bestehendes einfügen, ist dies mit viel Aufwand verbunden: Es gilt Projekte neu anzulegen, Beteiligte erneut einzuladen und zahlreiche weitere Maßnahmen zu treffen. „Fehlende Integration, die Benutzer*innen zu manuellem Datenaustausch zwischen den Anwendungen zwingt, ist immer fehleranfällig, unvollständig, zeitaufwendig und demotivierend. Das können wir mit dem Ansatz von myBauOffice vermeiden“, stellt Andreas Huber, verantwortlicher Prozess-Manager bei RIEDERBAU, klar.

AUF STANDARD SETZEN

myBauOffice ist in drei Module gegliedert: Kollaboration und Dokumentenmanagement, Prozess- und Projektmanagement sowie Business Intelligence. Als Basis für die schnelle und reibungsfreie Integration der Software von RIEDERTECH dient die inzwischen flächendeckende Verbreitung von Microsoft Office365. Das Standard-Produkt des weltbekannten Herstellers ist in fast allen Klein- und Mittelbetrieben zu finden. Zur Anwendung kommen bei myBauOffice alle Funktionen, die auch in Office365 verfügbar sind. Es muss keine zusätzliche Datei- oder Benutzerverwaltung installiert werden. Außerdem kommt die Lösung ohne ein User-Interface für eine andere App im Hintergrund aus. „Wir benutzen die umfassenden Features von Office365. Das ist in dieser Form einzigartig und ein echter USP“, schwärmt Programm Manager Andreas Huber.

MODUL 1: KOLLABORIEREN UND DOKUMENTE MANAGEN 

Als Basis für das Referenzmodell dienen die Funktionalitäten von Microsoft Teams. In dieser Anwendung können spezifische Gruppen definiert werden – zum Beispiel Baustellen- und Firmengruppen. Geschaffen wird eine klare Organisationsstruktur mit Dokumentenordnern und den dazugehörigen Rechten für die hinzugefügten Teammitglieder. Sie kann firmenspezifisch erweitert und angepasst werden, etwa durch eine interne Informationsplattform, eine eigene Social-Media-Plattform oder eine im Unternehmen nutzbare Kontakte-App. Selbst eine vorhandene Intranet-Lösung lässt sich nahtlos in myBauOffice einfügen. Sie kann ohne Umwege über einen eigenen Menüpunkt erreicht werden. Ein weiterer Vorteil ergibt sich durch das Einbinden bestehender Inhalte. Mit der Zusammenführung der firmeneigenen Social-Media-Plattform eröffnen sich interessante neue Möglichkeiten: Mitarbeiter*innen werden gezielt mit Neuigkeiten und Informationen versorgt, manch ein Aushang im Büro und auf dem Bauhof kann entfallen, etwaige IT-Probleme können einfach gemeldet werden. Eine der größten Stärken des Moduls Kollaboration und Dokumentenmanagement liegt allerdings in der Telefonie. Mit der App werden Videokonferenzen auf allen Endgeräten ohne zusätzliche Kosten geplant und abgehalten. Kontaktdaten gelangen sehr einfach in das System. Neben den Telefonnummern sind viele weitere Daten der User*innen verfügbar. 

MODUL 2: PROZESSE UND PROJEKTE MANAGEN 

Der zweite Bestandteil der mächtigen myBauOffice-App unterstützt und verbessert Prozesse bei der Abwicklung von Projekten, die direkt mit der Baustelle zu tun haben. Die Applikation ist auch hier voll in die Welt von Office365 integriert. Die Dashboards sind rollenbasiert und präsentieren die zugewiesenen Aufgaben, Baustellen, Teams und Geschäftsbereiche. Projektdetails und ein Überblick werden visualisiert. Das Baustellen-Management der App präsentiert alle relevanten Daten zu aktuellen Aufgaben, Terminen, Subunternehmen, Partnern, Behörden und Bauherrschaften. Sie zeigt zudem alle Informationen zur Baustelle an einem Ort. Mit myBauOffice Administration lassen sich Kunden-Templates, das Management externer Benutzer*innen, die Zuweisung fachlicher Rollen, Projekt-Vorlagen, Geschäftsfelder, Teams, verantwortliche Personen und die Organisationsstruktur elegant voreinstellen und anpassen. 

MODUL 3: BUSINESS INTELLIGENCE 

Projektdaten aus myBauOffice können im Cloud-Datawarehouse von Microsoft Azure einfach mit Daten aus anderen Systemen kombiniert und gemeinsam ausgewertet werden. Dashboards für Baustellen-Projekte und alle damit verknüpften Objekte aus der myBauOffice-App geben jedem jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand.